top of page
Αναζήτηση

Project Management - Μια προσέγγιση



Όταν σου αναθέτουν κάποιο project είναι πολύ δελεαστικό να ξεκινήσεις ζεστά και να καταπιαστείς αμέσως με αυτό. Όμως κάτι τέτοιο, παρά τις καλές προθέσεις, δεν σημαίνει ότι θα φέρει και την επιτυχία.

Τα περισσότερο project συνήθως αποτυγχάνουν επειδή δεν έχει γίνει αρκετή προετοιμασία και προγραμματισμός στα πρώτα στάδια. Το «πάμε και βλέπουμε» σπάνια λειτουργεί στην πράξη. Καλό είναι λοιπόν να ακολουθούμε όσο είνια εφικτό τα 5 παρακάτω βήματα

  • Εκκίνηση

  • Σχεδιασμός

  • Υλοποίηση

  • Παρακολούθηση

  • Ολοκλήρωση

Με τον σωστό σχεδιασμό μεγιστοποιηούμε τις πιθανότητες επιτυχίας. Κι όταν τύχει κάποιο απρόοπτο –άλλωστε πάντα τυχαίνει κάτι- η σχετική διαχείριση του γίνεται πιο σωστά.


Εκκίνηση


Προτού ξεκινήσουμε οτιδήποτε άλλο, χρειάζεται να διευκρινήσουμε τι αφορά το project, ποιοι είναι οι στόχοι του, το business case, οι ωφέλειες, καθώς και τα προβλήματα που θα λύσει.

Επιπρόσθετα, πρέπει να ορίστει ο Σκοπός του έργου, τι περιλαμβάνει και –κυριότερα- τι δεν περιλαμβάνει. Έπειτα είναι ώρα να κατανοήσουμε το ρόλο κάθε stakeholder.


Οι Stakeholders είναι όλοι όσοι έχουν λόγο σε ένα project, προσφέρουν υποστήριξη ή επηρεάζονται από αυτό. Αν τους διαχειριστούμε κατάλληλα, μπορούν να προσφέρουν εξειδικευμένη εμπειρία, να ενημερώσουν για ρίσκα, να αυξήσουν τις πιθανότητες επιτυχίας του project και να βοηθήσουν στην υιοθέτηση του.


Σχεδιασμός


Αφότου έχει καθοριστεί τι πρέπει να επιτύχει το project, αρχίζουμε να ταυτοποιούμε τα παραδοτέα (deliverables), τις αλληλουχίες, τα ρίσκα και τις υποθέσεις στις οποίες στηρίζεται το project.


Σε αυτή την αρχική φάση, θα συγκεντώσουμε πηγές και θα ορίσουμε το budget και τον χρονικό ορίζοντα, συμπεριλαμβάνοντας σημαντικά milestones και προθεσμίες. Οφείλουμε να δώσουμε βάρος σε αυτό το στάδιο, γιατί ένα έργο που δεν σχεδιάζεται εξαρχής σωστά, είναι δύσκολο να διασωθεί αργότερα.


Σίγουρα, ως έναν βαθμό, στη φάση του σχεδιασμού δεν θα υπάρχει απόλυτη βεβαιότητα για όλα, ωστόσο πρέπει να ορίστούν οι παραμέτροι όσο καλύτερα γίνεται. Και έπειτα, κατά την εξέλιξη του έργου, θα υπάρχει κάποιο περιθώριο για διορθωτικές κινήσεις.


Υλοποίηση


Η φάση της εκτέλεσης του project είναι η φάση στην οποία γίνεται η κυρίως δουλειά υλοποίησης και είναι σίγουρα η πιο μεγάλη σε διάρκεια και απαιτήσεις σε σύγκριση με τις υπόλοιπες.


Οι δραστηριότητες που σχεδιαστηκαν χρειάζονται την προσοχή ώστε να βεβαιωθούμε ότι κάθε task ξεκινάει στον προγραμματισμένο χρόνο του, προκειμένου να ελαττωθούν οι καθυστερήσεις και να μην υπάρξει αλληλουχία καθυστερήσεων.


Θα πρέπει να γίνουν τα εξής:


Μοίραζουμε αρμοδιότητες στην ομάδα

Δίνουμε την σχετική εξουσία αποφάσεων

Ανοικτοί σε νέες ιδέες διαχείρισεις

Επικοινωνία ώστε να διαχέονται οι πληροφορίες

Μέτρα συχνά την πρόοδο και τον βαθμό υλοποίησης κάθε task

Έλεγχο του σκοπού & υλοποίησης του

Ποιότητα για κάθε παραδοτέο αντικείμενο του project

Έλεγχo κάθε παραδοτέοy μαζί με τους stakeholders


Παρακολούθηση


Όσο κυλάει το έργο, υπάρχει η ανάγκη να παρακολουθούμε τους επιμέρους τομείς του (όπως τα budget, scope, χρονοπρόγραμμα και πόρους) για να βεβαιωθούμε ότι επιβεβαιώνεται το πλάνο μας.


Είναι σημαντικό να συγκεντρώνεις όλα τα δεδομένα και να χρησιμοποιούμε τα κατάλληλα εργαλεία για να μπορεί εξαρχής να αναγνωρίζουμε εμπόδια και θέματα. Η ακρίβεια στις μετρήσεις και η αποτελεσματική παρακολούθηση, επιτρέπουν να παίρνουμε τις σωστές αποφάσεις προκειμένου να τηρούνται οι προθεσμίες.


Συχνά reviews και συναντήσεις με τις ομάδες βοηθούν να γνωρίζουμε τι έχει γίνει και τι έρχεται προκειμένου να μην βρεθούμε προ εκπλήξεως.


Ολοκλήρωση


Το κλείσιμο του έργου έχει συνήθως μία από τις δύο ακόλουθες εξελίξεις:


Παράδοση των deliverables και του documentation, αποδέσμευση του προσωπικού και των συνεργατών και ενημέρωση των stakeholders για την επιτυχή ολοκλήρωση.


Το εναλλακτικό σενάριο είναι η αναγνώριση ότι, για συγκεκριμένους λόγους, το project δεν μπορεί να παραδοθεί σύμφωνα με τις προσδοκίες και θα ακυρωθεί ή θα τροποποιηθεί. Ωστόσο, κάτι τέτοιο είναι καλό να γίνεται έγκαιρα και να μην περιμένουμε μέχρι την τελευταία στιγμή . Άλλωστε, μία από τις ευθύνες του Project Manager είναι να λέει την αλήθεια και να διαχέει εγκαίρως την πληροφορία.


Κάθε κλείσιμο σε κάθε project θα πρέπει να περιλαμβάνει και ένα επίσημο συμπέρασμα με πράγματα που έμαθε η ομάδα και οι stakeholders, το οποίο θα πρέπει να καταγραφεί.


Όλα τα βήματα χρειάζονται


Φυσικά, όλες αυτές οι φάσεις ενός project αξίζουν μεγαλύτερης ανάλυσης. Ο στόχος εδώ ήταν να αναδείξουμε την αξία της χρησιμοποίησης ενός PM πλάνου, ακόμα σε project με μικρές ομάδες των 3-4 ανθρώπων.


Στην πραγματικότητα, η επιτυχία ενός project ορίζεται συχνά από την προσπάθεια που έγινε και τις αποφάσεις που πάρθηκαν στην φάση της εκκίνησης και σχεδιασμού.




Τέλος, σε μια εποχή η οποία έχει ιοθετήσει την μείωση του αποτυπώματος άνθρακα σε όλες τις ενέργειες μας, την κυκλικότητα των διαδικασιων που ακολουθούμε και την περιβαλλοντική διαχείριση την οποία εφαρμόζουμε σε αυτές, είναι απαραίτητο να λαμβάνετε υπόψη το LCA προτυποποιημένο αποτύπωμα των αποτελεσμάτων του project.


Και προξενεί εντύπωση που πολλές φορές είναι αυτές οι δύο φάσεις καθώς και το αποτύπωμα στο περιβάλλον και την ποιότητα ζωής εν γένει του Project Management που συχνά αμελούνται προς όφελος του micromanagement των εργασιών.


Όμως χωρίς αυτές επιτυχία δεν μπορεί να υπάρξει…

2 Προβολές0 Σχόλια
bottom of page